Оффисын файлуудыг цэгцлэх нь маш хэцүү ажил бөгөөд ялангуяа их хэмжээний файл, баримт бичигтэй боловч энэ нь хэцүү үйл явц байх албагүй. Урьдчилан төлөвлөж, файлын системийг шийдэх нь файлуудаа өөрийн бизнест тохируулан зохион байгуулж, чухал бичиг баримтуудыг илүү үр дүнтэй олоход тусална. Файлуудаа эмх цэгцтэй болгосны дараа та файлуудаа ингэж хадгалахын тулд тууштай системтэй байх хэрэгтэй.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Систем хөгжүүлэх
Алхам 1. Файлын ангилал үүсгэх
Хэрэв та файлуудаа цэгцлэхийг хүсч байвал хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол ангилахдаа ямар үндсэн категорийг ашиглахаа шийдэх явдал юм. Төрөл бүрийн оффисууд өөр өөр ангилалтай байх боловч ерөнхий систем нь адилхан. Та файлуудаа утга учиртай байдлаар ангилдаг системийг олж мэдэх хэрэгтэй.
Жишээлбэл, хэрэв та хуулийн байгууллагад ажилладаг бөгөөд үйлчлүүлэгчийн файлыг зохион байгуулах шаардлагатай бол шүүхийн шийдвэр, магадлан итгэмжлэгдсэн, корпорацийн, захиргааны болон бусад хэргийн ерөнхий төрлөөр ангилж болно
Алхам 2. Дэд категориудыг тохируулах
Ангилал тус бүрт дэд категорийн жагсаалтыг боловсруулснаар та илүү тодорхой зүйлийг олж авах боломжтой. Бүрдүүлэх шаардлагатай аливаа цаасыг ерөнхий ангилал, дараа нь дэд ангилал гэсэн хоёр нэр томъёогоор тодорхойлж болно.
Жишээлбэл, хэрэв та санхүүгийн асуудлын мэдүүлгийн системийг бүрдүүлж байгаа бол "Гүйлгээний төлбөр" гэсэн ерөнхий ангилалтай байж, дараа нь борлуулагч, ханган нийлүүлэгч, үйлчилгээ, мэргэжлийн хүмүүс, захиргааны зардлын дэд ангиллыг тохируулж болно
Алхам 3. Өнгө кодлох системийг ашиглах
Энэ нь энгийн сонсогдож байгаа боловч хурдан хандахын тулд файлуудаа цэгцлэх маш үр дүнтэй арга байж болох юм. Бүртгэлийн системдээ хичнээн олон ангилал байхаа шийдээд дараа нь олон өнгийн хавтас ашиглана уу.
Бүрэн өнгөтэй хавтас ашиглахын оронд ердийн манила хавтас ашиглаж, өнгөт наалт авах боломжтой. Илүү тод харагдуулахын тулд та наалтуудыг дээд таб, хавтасны ирмэг дээр эсвэл хоёуланг нь наах боломжтой
Алхам 4. Файлуудыг шошголох
Танай оффисын файл бүр одоо тодорхой байх газартай боллоо. Фолдер бүрийн таб дээр шошгыг тодорхой, цэвэрхэн бичих ёстой бөгөөд ингэснээр энэ нь хаана харьяалагдах болохыг мэдэх болно. Фолдер бүрийн шошго нь ерөнхий ангиллаас эхэлж, дараа нь тодорхой дэд категорийг дагана. Жишээлбэл, таны борлуулагчдад хийсэн төлбөрийн бүртгэлийг агуулсан хавтсанд "Гарсан төлбөр / борлуулагч" гэсэн шошго байх болно.
- Файл бүрийн шошгыг аль болох цэвэр, тууштай хэвлэх ёстой. Та шошгыг форматлах боломжийг олгодог програм хангамжийн багцыг маш амархан худалдаж авч болох бөгөөд ингэснээр та үүнийг компьютер ашиглан бичиж, хэвлэх боломжтой болно.
- Хэрэв та компьютер дээрээ шошго хэвлэж байгаа бол фонтын хэмжээ, хэв маягийг тогтмол ашиглах ёстой. Хэрэв та гараар хэвлэж байгаа бол тууштай, аль болох цэвэр байлгахыг хичээх хэрэгтэй.
Алхам 5. Файлуудыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар эрэмбэл
Таны файлын систем байгуулагдаж, бүх фолдеруудаа үүсгэсэн бол тэдгээрийг дарааллаар нь байрлуулна уу. Та ерөнхий фолдеруудыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар ангилах хэрэгтэй. Ерөнхий хавтас бүрт дэд категориудыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар ангилах ёстой.
Та зарим мэдээллийг сэдвийн шошгоор бус огноогоор нь эрэмбэлэхийг сонгож болно. Хэрэв тийм бол та файлуудаа хамгийн сүүлийн үеийн зүйлсээр эрэмбэлж, хамгийн эртний рүү шилжүүлэх нь илүү утга учиртай эсэхийг та өөрөө шийдэх хэрэгтэй болно
Алхам 6. Бүрдүүлэх шүүгээ бүрт хэдэн инч зай үлдээгээрэй
Бүртгэлийн системээ байгуулахдаа файлууд өсөх зай үлдээх хэрэгтэй. Цаг хугацаа өнгөрөх тусам та хавтас бүрт нэмэхийн тулд илүү олон баримт авах болно. Файлуудаа өргөжүүлэх зай үлдээгээрэй. Үгүй бол зай гаргахын тулд хэсэг хэсгүүд эсвэл файлын шүүгээг бүхэлд нь зөөх нь хожим танд хэцүү ажил болно.
3 -ийн 2 -р арга: Эмх замбараагүй файлуудыг ангилах
Алхам 1. Бүртгүүлэх шаардлагатай бүх материалыг цуглуул
Хэрэв та эмх цэгцгүй, эмх замбараагүй байгаа цаасны цуглуулгыг эхлүүлж байгаа бол цаасыг хамтад нь татаж авах хэрэгтэй. Ажлын байр хайж, бүх зүйлийг нэг дор цуглуул. Дараа нь та зохион байгуулалтын талаар ажиллах боломжтой болно.
Алхам 2. Баримт бичгийг "үйлдэл" ба "бүрдүүлэх" гэсэн хоёр бүлэгт хуваана
"Эхний алхам бол та яаралтай арга хэмжээ авах шаардлагатай бүх зүйлийг хавтас эсвэл овоолго хийх ёстой. Эдгээр баримт бичгийг бөглөх ёсгүй, эс тэгвээс та хийх ёстой ажлаа хийхээ мартсан байж магадгүй юм. Энэ "үйлдэл" фолдерыг удахгүй шийдвэрлэхээр хойшлуул. Дараа нь үлдсэн баримт бичгийг бүрдүүлэх ажлыг үргэлжлүүлнэ үү.
"Үйлдэл" файлыг зохион байгуул. Нэн даруй шийдвэрлэх шаардлагатай бичиг баримтуудыг хийх ёстой ажил дээрээ үндэслэн жижиг бүлгүүдэд ангилах ёстой. Жишээлбэл, дуудлага хийх, бичих, хүргэх, төлөх гэх мэт дэд категориудыг тохируулах
ШИЛДЭГ ЗӨВЛӨГӨӨ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Алхам 3. Цаас бүрийг нэг удаа ав
Бүрдүүлж буй задгай цааснуудаа цэгцэлж байхдаа тэдгээрийг хянан үзэх тусам шийдвэр гаргах хэрэгтэй. Цаасыг аваад уншаад, файлын системдээ аль ангилал, дэд ангилалд хамаарах болохыг шийдээд дараа нь тавь. Ийм маягаар ажиллах нь материал бүрдүүлэхдээ тууштай байхад тусалж, зүйл бүртэй ганцхан удаа харьцах нь цаг хэмнэхэд тусална.
Зүйл бүрийг хянаж байхдаа та үүнийг хадгалах шаардлагатай эсэхийг тодорхойлох хэрэгтэй. Хэрэв энэ цаас нь аль хэдийн шийдэгдсэн зүйл бөгөөд танд тэмдэглэл хөтлөх шаардлагагүй бол түүнийг бөглөхөөс илүү хаях талаар бодож үзээрэй
Алхам 4. Зүйл бүрийг задлах
Танд байгаа ихэнх цаас захидал харилцаатай ирсэн байж магадгүй бөгөөд дугтуйнд хийж, нугалав. Дугтуйнаас цаасыг авч, хавтгай нээгээд дараа нь хавтаст хэрэгтэй. Цаас бүрийг ингэж бөглөх нь атираат цаас овоолсон газраа товойлгүйгээр хавтаснуудаа файлын шургуулганд жигд байрлуулахад тусална.
- Дугтуй хадгалах шаардлагатай эсэхээ шийдээрэй. Ихэнх тохиолдолд дугтуй шаардлагагүй бөгөөд хаяж болно. Гэсэн хэдий ч хэрэв танд хүргэлтийн баталгаа эсвэл шуудангийн шошгоны баталгаа хэрэгтэй байж магадгүй гэж үзэж байгаа бол дугтуйг цаасан дээр наалдаж, хамт байлгах хэрэгтэй.
- Олон цаасыг хамтад нь наасан байх ёстой. Энэ нь аливаа зүйлийг салах эсвэл төөрөхөөс урьдчилан сэргийлэх болно. Үдээсийг цаасан хавчуураас илүүд үздэг, учир нь (a) тэдгээр нь файлд илүү жигд нийцдэг ба (b) хальтирч унахад асуудалгүй байдаг.
3 -ийн 3 -р арга: Файлуудаа хадгалах
Алхам 1. "Файл оруулах" сагсыг ашиглана уу
Танай оффис руу шинэ захидал харилцааг оруулах эсвэл шинэ бичиг баримт бүрдүүлэх үед та тэр даруй бөглөх боломжгүй байж магадгүй юм. Боломжтой бол бөглөх шаардлагатай бүх зүйлийг нэг дор байрлуулах ёстой. Ширээн дээрх "Файл руу" гэсэн шошго бүхий сагс нь бэлэн болтол эдгээр цаасыг хойш тавих сайн арга юм.
Алхам 2. Бүртгэл дээр ажиллах тогтмол цагийг тодорхойл
Хэрэв та боломжтой бол өдөр бүр эсвэл долоо хоног тутамд шинэ бичиг баримт бүрдүүлэхийн тулд тогтмол цаг төлөвлө. Хэрэв та мэдүүлгээ тогтмол хэвшүүлэх ажлын нэг хэсэг болговол үүнийг дагаж мөрдөх магадлал өндөр болно.
- Жишээлбэл, та өдрийн баримт бичгийг бүрдүүлэхийн тулд өдөр бүрийн сүүлийн хагас цагийг хойшлуулж болно. Хэрэв энэ нь хангалттай биш бол та өдрийн хоолоо идэхээс өмнө, дараа нь тэр өдөр явахаасаа өмнө өдөр бүр хоёр удаа материалаа бөглөхийг оролдож болно.
- Амжилтанд хүрэх түлхүүр бол тууштай байдал, давталт юм.
Алхам 3. Файлд хандах эрхтэй бусад хүмүүс системийг ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай
Хэрэв та өөрийн файлыг ашигладаг цорын ганц хүн бол та өөрийн үүсгэсэн дарааллыг хялбархан хадгалах боломжтой байх ёстой. Гэсэн хэдий ч хэрэв бусад хүмүүс таны файлд байгаа баримт бичгийг ашиглах шаардлагатай бол та тэдний үүсгэсэн системийг ойлгож, дагаж мөрдөж байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Баримт бичгийг буруу бүрдүүлж, буруу хавтсанд хийвэл мэдүүлгийн системийг ажиллуулах нь ашиггүй болно.
Хэрэв та оффис дээрээ өөр хэн нэгэнд хэрэгтэй байгаа зүйлийг авахыг санал болговол бүх зүйлийг танд шууд буцааж өгөхийг хүсвэл илүү үр дүнтэй, илүү үр дүнтэй байх болно. Дараа нь бүх зүйл зөв сэргээгдсэн гэдэгт итгэлтэй байж болно
Алхам 4. Амин чухал бичиг баримтаа аюулгүй газар хадгална уу
Зарим тусгай материалыг тусдаа, тусгай байршилд хадгалах шаардлагатай байж магадгүй юм. Жишээлбэл, зарим цаасыг сейф эсвэл галд тэсвэртэй цоожны хайрцагт хадгалах шаардлагатай байж магадгүй юм. Та зарим материалыг гадаа, банкны сейф эсвэл компанийн өмгөөлөгчийн оффис дээр хадгалах хэрэгтэй болж магадгүй юм.
Алхам 5. Файлуудаа тогтмол хянаж үзээрэй
Жилд дор хаяж нэг удаа, эсвэл шаардлагатай бол илүү олон удаа та файлуудаа хянахад хэсэг хугацаа зарцуулах хэрэгтэй. Энэхүү тоймны зорилго нь хаяж болох, эсвэл сайтаас гадуур хадгалах агуулах руу нүүлгэх баримт бичиг эсвэл бүх хавтас байгаа эсэхийг шийдэх явдал юм. Хэрэв ямар нэгэн зүйл дахиж хэзээ ч хэрэггүй болох юм бол та үүнийг хаях хэрэгтэй. Хэрэв та үүнийг тогтмол ашиглахыг хүсэхгүй байгаа боловч бүртгэл болгон хадгалах шаардлагатай бол үүнийг хадгалах санд илгээх хэрэгтэй.
