Өргөдөл гаргах нь ихэвчлэн ажил, гэртээ зайлшгүй шаардлагатай ажил юм. Хэрэв та мэдүүлгээ хэтэрхий удаан алгасвал олон цагаар, бүр хэдэн өдөр шаардагдах том овоолсон цаас цуглуулж болно. Ирсэн имэйлээ эмх замбараагүй байлгахын тулд өдөр бүр хүлээн авч буй бүх цаасаа цэгцэл. Дараа нь танд тохирсон файлын систем үүсгээрэй. Баримт бичгийг цэгцлэхийн тулд системээ ашиглаарай, ингэснээр та шаардлагатай бичиг баримтуудыг хүссэн үедээ хялбархан авах боломжтой болно!
Алхам
3 -р аргын 1: Өдөр тутмын цаасан урсгалыг зохицуулах
Алхам 1. Баримт бичгийг эрэмбэлэх хүртэл хадгалах төв хайрцаг үүсгэнэ үү
Төв хайрцаг бол өдөр бүр ширээн дээр эсвэл шуудангийн хайрцгаар тааралдсан бүх цаасыг байрлуулах явдал юм. Энэ нь зүйл бүрийг цэгцлэх, зохицуулах хүртэл эмх цэгцтэй байхад тусална.
- Та жижиг картон хайрцгийг төв хайрцаг болгон ашиглаж болно, эсвэл тусгай хайрцаг, сагс, тавиур авч болно.
- Хайрцагыг ширээнийхээ буланд, урд хаалганыхаа ойролцоох ширээн дээр эсвэл өөр газар харагдахуйц газар байрлуул.
Алхам 2. Өдөр бүр хайрцган дотроо орж, чухал зүйлсийг хойш нь тавь
Шууд анхаарал хандуулах шаардлагатай зүйлсийг хайж олохын тулд хайрцаг доторх зүйлс тус бүрийг өдөрт нэг удаа үзээрэй. Үүнд удахгүй төлөх ёстой төлбөр тооцоо, намын урилга эсвэл цаг хугацааны мэдрэмжтэй маягт байж болно. Эдгээр зүйлсийг хойш нь тавь.
Та яаралтай эд зүйлсийг оруулахын тулд эхний хайрцгаас өөр өнгөтэй хоёр дахь хайрцгийг авахыг хүсч магадгүй юм. Жишээлбэл, эдгээр нь яаралтай зүйл болохыг илтгэх улаан хайрцгийг авч болно
Алхам 3. Файлд оруулахыг хүссэн зүйлээ мэдүүлгийн хайрцагт байрлуул
Гурав дахь хайрцгийг төвийн хайрцаг болон яаралтай хайрцгийн хажууд байлга. Үүнийг файл оруулахыг хүссэн зүйлээ цуглуулах цэг болгон ашиглаарай. Энэ нь тэдгээрийг файл бүрдүүлэх хүртэл зохион байгуулалттай байлгахад тусална.
Энэ хайрцаг нь бусад хайрцгаас өөр өнгөтэй байгаа эсэхийг шалгаарай. Үгүй бол хайрцгийг хольж хутгаж болно
Алхам 4. Шаардлагагүй зүйлсийг цаасан хогийн сав руу хая
Таны хайрцагт байгаа аливаа хог хаягдал эсвэл бусад чухал бус зүйлс шууд хогийн сав руу орох боломжтой. Баримт бичгүүдийг шүүж, хайрцагт байгаа эмх замбараагүй байдлыг хадгалахад туслахын тулд эдгээр зүйлийг нэн даруй хогийн сав руу зөөхдөө тодорхойл.
- Хогийн саваа бусад хайрцагтай андуурахгүйн тулд шалан дээр байлга.
- Шаардлагагүй зүйлсийн аль нэгэнд хувийн мэдээлэл байгаа бол хаяхаасаа өмнө жижиглэж ав.
3 -ийн 2 -р арга: Бүртгүүлэх системийг сонгох
Алхам 1. Хэрэв танд удирдах олон ажил байгаа бол сар, өдөр тутмын файлыг тодорхойл
Үүнийг Tickler файлын систем гэж нэрлэдэг бөгөөд энэ нь өдөр бүр хийх ёстой зүйлээ хянах гайхалтай арга юм. Сар бүрийн файлын хавтас, сарын өдөр бүрийн хавтасыг тодорхойл. Дараа нь файлуудыг файлд оруулна уу. Баримт бичгүүдийг дээр нь ажиллах ёстой огнооны дагуу бичнэ үү.
Жишээлбэл, хэрэв та 9 -р сарын 23 -нд төлбөрөө төлөх шаардлагатай бол тухайн өдрийн хавтсанд тооцоогоо оруулна уу
Алхам 2. Чухал баримт бичгүүдийг гартаа байлгахын тулд фолдеруудыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуул
Цагаан толгойн үсгийн бүртгэл нь хувь хүн, бизнес, субьектэд зориулсан файл хайхад ашигтай байдаг. Хэрэв та олон үйлчлүүлэгчтэй бөгөөд тус бүр дээр файл хадгалахыг хүсч байгаа эсвэл гэрийнхээ мэдүүлгийг удирдах энгийн аргыг хүсч байвал энэ нь тохиромжтой байж магадгүй юм.
- "Жонс, Сюзан" эсвэл "Уотсон, Дэвид" гэх мэт файлын шошгон дээр хувь хүмүүсийн овог нэрийг заавал байрлуулна уу.
- Бизнесийн нэрээр өргөдөл гаргахдаа "The", "A", "An" гэх мэт үгсийг үл тоомсорлоорой. Жишээлбэл, хэрэв танай бизнесийг "Бялууны дарь эх" гэж нэрлэдэг үйлчлүүлэгчтэй бол "Бялуу" дээрх "С" дагуу бичээд, өргөдөл гаргахдаа "The" доторх "T" тэмдгийг үл тоомсорлоорой.
Алхам 3. Богино хугацааны мэдүүлгийн хэрэгцээнд зориулж тоон мэдүүлгийн системийг сонгоно уу
Хэрэв танд бүртгэл хөтлөхийг хүсч буй богино хугацааны төсөл байгаа бол тоон мэдүүлгийн систем хамгийн сайн ажиллах болно. Энэ бол та баримт бичиг бүрт дугаар оноож, дугаарын дагуу файл оруулах явдал юм. Гэсэн хэдий ч та хүснэгт ашиглах гэх мэт ямар баримт бичиг аль тоонд тохирч байгааг хянах шаардлагатай болно гэдгийг санаарай.
- Жишээлбэл, та 3 -р сарын 14 -ний долоо хоногт авсан бүх зүйлээ 1 гэсэн шошготой файлын хавтас руу, дараа нь 3 -р сарын 21 -ний долоо хоногийн бүх зүйлийг 2 гэсэн шошготой файлд өгч болно.
- Өөр нэг сонголт бол файлуудыг огноогоор нь тэмдэглэж, он дарааллаар нь цэгцлэх явдал юм. Жишээлбэл, 2018 оны 5 -р сарын 2 -нд хүлээн авсан зүйлсийг 2018 оны 5 -р сарын 2 -ны өдөр шошготой файлд хадгалах боломжтой.
Алхам 4. Элементүүдийг хурдан, хялбар олохын тулд файлуудаа өнгөөр кодлоорой
Файлынхаа ангилал тус бүрт өнгө сонгоно уу. Энэ нь файлуудын ангиллыг нэг дороос олоход тусална.
- Жишээлбэл, эмнэлгийн төлбөрт улаан, татварын хувьд цэнхэр, даатгалд ногоон өнгийг ашигла.
- Тоон эсвэл цагаан толгойн үсгийг кодлохын тулд файлыг 1-25 эсвэл A-G ногоон, 25-50 эсвэл H-M ягаан, 50-75 эсвэл N-R шар болгох гэх мэт тоон эсвэл цагаан толгойн мужид өнгө оноож өг.
Алхам 5. Файлын хавтсанд холбогдох нэмэлт мэдээллийг оруулах
Файлын агуулга эсвэл шаардлагатай аливаа үйлдлийг тайлбарлах нэмэлт мэдээлэл нэмэх нь таны файлын системийг илүү үр дүнтэй болгоход тусална. Үүнийг хийхийн тулд та дараах зүйлсээс 1 буюу түүнээс дээш зүйлийг нэмж оруулахыг хүсч болно.
- Файлын дугаар эсвэл нэр
- Файлын гарчиг
- Файлыг нээсэн, хаасан огноо
- Хэлтэс эсвэл багийн нэр
- Компьютерийн бичлэгийн дугаар
- Устгах огноо, устгах арга
3 -ийн 3 -р арга: Баримт бичгийг файл болгон зохион байгуулах
Алхам 1. Хамгийн сүүлийн үеийн баримтыг файлын дээд талд байрлуул
Үүнийг хийхэд туслахын тулд баримт бичигт заасан огноог ашиглана уу. Бичиг баримтаа бүрдүүлж, файлын системээ тохируулсны дараа та файлуудыг файлд байрлуулж эхлэх боломжтой. Файл бүрийн хамгийн сүүлийн үеийн баримт бичгүүдийг дээд талд нь байлгахыг үргэлж хичээгээрэй.
Жишээлбэл, хэрэв танд гэрийн өмчлөгчийн даатгалын файл байгаа бол та төлбөртэй байшингийн өмчлөгчийн даатгалын хамгийн сүүлийн бүртгэлийг файлын дээд талд байрлуулахыг хүсч байна
Алхам 2. Холбогдох баримт бичгүүдийн хамт хавсралт хадгал
Хэрэв танд өөр баримт бичгийн хамт хадгалах шаардлагатай холбогдох баримтууд эсвэл бусад баримт бичиг байгаа бол тэдгээрийг нэг файлд хамт байлгаарай. Та баримт бичгийн ар талд хавсралтыг үдээс эсвэл цаасан хавчаар хийхийг хүсч болно.
Жишээлбэл, хэрэв танд цахилгааны төлбөрөө төлсөн баримт байгаа бол лавлах шаардлагатай бол түүнийг дансны ард хавчуулаарай
Алхам 3. Том хэмжээний баримт бичгийг тусдаа дугтуйнд хийнэ
Та эдгээр дугтуйг холбогдох файлуудынхаа ард байрлуулж болно. Дугтуйны урд талд агуулгын тайлбарыг оруулахаа мартуузай. Энэ нь таны файлуудын эмх замбараагүй байдлыг арилгах, файлын системийн үр ашгийг дээшлүүлэхэд тусална.
Жишээлбэл, хэрэв танд ажиллаж буй төслийн зураг төсөл байгаа бол тэдгээрийг том дугтуйнд хийж болно
Алхам 4. Анхны баримт бичгийг бүрдүүлж, хуулбарыг нь устгана уу
Давхардсан мэдээлэл өгөхгүй байх нь файлуудаасаа зүйл хайж байхдаа төөрөгдөл гаргахаас урьдчилан сэргийлэх болно. Хэрэв та давхардсан зүйлтэй таарвал эдгээрийг устгаад зөвхөн анхны баримт бичгийг бөглөнө үү.
Хэрэв та ямар баримт бичиг эх болохыг мэдэхгүй байгаа бол эх хувь байгаа гэдэгт итгэлтэй байхын тулд хоёр зүйлийг хоёуланг нь бөглөх шаардлагатай болж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч үүнийг хэт олон удаа хийхгүй байхыг хичээгээрэй, эс тэгвээс таны файлууд хурдан дүүрэх болно
Зөвлөмж
- Хэрэв та ямар нэгэн зүйлийг файлд оруулах эсвэл дахин боловсруулах эсэхээ сайн мэдэхгүй байгаа бол 30 хоногийн турш хадгалаад дахин үнэлнэ үү.
- Шаардлагагүй баримт бичгийг сканнердах нь цаасны эмх замбараагүй байдлыг арилгах өөр нэг сайн арга юм.
